Si, comme moi, tu as essayé plusieurs méthodes pour améliorer ton efficacité, tu as surement déjà entendu parler de la technique Pomodoro. Chaque méthode a ses avantages, je dois dire qu’après avoir testé et approuvé la méthode Pomodoro, je l'utilise au quotidien. Je vais te présenter les principes essentiels de la méthode, pourquoi elle fonctionne, et ce qu’elle peut t'apporter sur le long terme.
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1. Une technique de productivité simple
Que tu travailles en équipe ou que tu sois un solo-entrepreneur, tu as certainement testé de nombreuses méthodes pour améliorer ta productivité (ou pas ^^). Entre celles qui relèvent plus du rayon des trucs et astuces, et celles qui nécessitent de remplir un tableau Excel complexe, il faut savoir faire le tri.
Certaines méthodes sont tellement élaborées que le temps d’apprentissage et de maîtrise est relativement long. Ce qui peut en décourager certains. Bonne nouvelle, certaines méthodes très simples se révèlent également très efficaces.
J'ai justement voulu tester la méthode Pomodoro pour ses principes très simples à appliquer.
Aujourd’hui, je l'utilise au quotidien ce qui m'a permis de nettement améliorer ma productivité et ma manière de travailler.
Francesco Cirillo
"Vous pouvez apprendre comment améliorer votre efficacité et mieux estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche en comptabilisant la manière dont vous utilisez votre temps." - Francesco Cirillo
La technique Pomodoro, c’est quoi ?
À la fin des années 80, un étudiant italien, Francesco Cirillo, a mis au point une technique d’organisation en utilisant un minuteur pour décomposer son travail en courtes sessions. Ce minuteur était un ustensile de cuisine en forme de tomate. D’où le nom de cette technique, Pomodoro, qui signifie tomate en italien.
La technique Pomodoro est simple à comprendre et à mettre en œuvre.
On peut la décomposer en 4 phases.
Lister les tâches à réaliser
C’est la phase en amont de toute méthode d’organisation. Elle consiste à lister tes tâches. Cela peut se faire au moyen d’une simple feuille de papier ou d’une "todo list" plus sophistiquée (l'application Wunderlist). Peu importe ton outil, l’essentiel est que tu fasses ce travail de recensement préalable en découpant ton travail en liste de tâches.
Travailler pendant 25 minutes
Tu enclenches ton minuteur et tu le règles sur 25 minutes.
Le plus important dans cette phase est de rester concentré et de ne pas être distrait par autre chose. Il faut donc veiller à ne pas consulter tes mails, tes flux sur les réseaux sociaux ou jeter un œil sur un site web quelconque.
Si tu travailles dans une équipe ou que tu partages des locaux avec d’autres personnes, cela demande de la discipline et de prévenir ton entourage.
Faire une pause de 5 minutes
Au terme des 25 minutes, tu t'arrêtes de travailler et tu fais une pause de 5 minutes.
Tu dois respecter cette règle même si tu n'as pas fini une tâche en cours. De plus, ta pause doit être relaxante : marche, étire-toi, prend un café, mais faites quelque chose qui t'éloigne de ton travail.
Ne profite pas de ces 5 minutes pour regarder tes mails ou passer un coup de fil à un client !
Cette pause est faite pour recharger tes batteries avant d’affronter la séquence de travail suivante.
Après 4 cycles de 25 minutes, faire 30 minutes de pause
La durée de cette pause est variable et dépendra certainement de chacun, mais 30 minutes de pause c'est raisonnable avant d’attaquer un nouveau cycle de 4 sessions.
Cette pause peut être consacrée à ta détente, mais aussi à la lecture, à la réflexion, etc.
Certaines personnes conseillent d’utiliser cette pause pour lire tes mails, tes SMS, passer des coups de fil pro, etc.
Personnellement, je ne suis pas pour. Je trouve que ce n’est plus vraiment une pause et je préfère consacrer à ces tâches une tranche de 25 minutes de travail en fin de journée.
Simple, mais puissant !
Quels outils pour appliquer la méthode Pomodoro ?
La technique Pomodoro est simple et ne nécessite pas d’outils complexes.
En fait, tu peux facilement t'en sortir avec un crayon, une feuille de papier et un minuteur. Comme Francesco Cirrillo, tu peux utiliser un minuteur de cuisine. Même si tous les smartphones ont une fonction de minuteur, en avoir un en forme de tomate sur le bureau peut donner un style à ton espace de travail 😉
Bien sûr, il existe des applications plus ou moins sophistiquées qui permettent de mettre en place cette technique. Mais, fondamentalement, tu peux t'en passer.
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2. Pourquoi la technique Pomodoro est efficace ?
Voici quelques raisons qui, selon moi, peuvent expliquer le succès de la technique Pomodoro :
- Tu réalises de plus petites tâches : en découpant ton travail en sessions courtes, rien ne parait insurmontable. Fini les moments où tu te retrouves face à trois heures de travail décourageantes avant même d’avoir commencé.
- Tu n'es pas dérangé : le fait de cloisonner ton temps de travail est très efficace. Cette discipline permet de se consacrer uniquement à la tâche en cours. Tu peux te faire aider par différents outils qui permettent de bloquer ton navigateur pendant un certain temps (l’extension Chrome "StayFocusd"). Pour le reste, ferme la porte de ton bureau et éduque les gens autour de toi.
- Enfin, tu maîtrises ton temps : tu ne te lances plus dans un travail sans avoir défini une durée à y consacrer. C’est un pas en avant important pour ta productivité et la gestion de ton temps.
- Tu te fatigues moins : au bout d’une journée comportant 3 cycles de 4 séances de 25 minutes, tu te sens moins fatigué que durant une journée de travail classique. Le rapport travail accompli/énergie dépensée me semble beaucoup plus favorable avec la technique Pomodoro.
- Cela procure une grande satisfaction : il y a une vraie satisfaction personnelle à chaque session de travail achevée et à voir sa liste de tâches se réduire ! Ton cerveau reçoit ce signal positif et cela booste ton énergie positive de manière spectaculaire ! Tu n'as plus ce sentiment de ne pas avancer lorsque tu es lancé dans un travail de longue haleine, avec des interruptions et un objectif qui te semble difficile à atteindre.
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Le temps, notre bien le plus précieux.
3. Les limites de la méthode
Comme toute technique, Pomodoro n’est pas parfaite et son succès ne dépend que de toi. Quelles que soient les qualités d’un système, si tu ne l’appliques pas scrupuleusement, il n’aura aucune efficacité.
Ensuite, comme tout système de productivité, la technique Pomodoro suppose un minimum d’organisation.
Premièrement, dans ta capacité à prioriser les tâches les plus importantes et deuxièmement, dans l’organisation de tes journées.
La première clé est donc de lister scrupuleusement tes tâches et de savoir les fractionner en éléments simples et réalisables en 25 minutes.
Par exemple, la rédaction de cet article de blog peut se fractionner en une première session pour l’établissement d’un plan et la rédaction de l’introduction. Puis deux autres pour différentes parties de l’article et une dernière pour la relecture et la mise en forme. Tu te rends compte assez vite que tout travail peut aisément se découper en tâches simples.
Pour être totalement efficace, la technique Pomodoro nécessite de répéter les cycles.
Tu dois faire des séances de travail de 25 minutes et ensuite enchaîner les cycles de 4 séances de travail. C’est à ce prix là que tu vas constater tout le travail réalisé.
Il ne faut pas pour autant être effrayé par cette discipline. À force de pratique, cela devient une habitude, voire même une hygiène de vie.
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4. Ce que la technique Pomodoro va t’apporter
Pomodoro a d’innombrables vertus et sa pratique quotidienne entraîne des changements positifs dans ta façon de travailler. En fait, au-delà de son efficacité, elle change ton comportement et t'apporte des outils pour mieux maîtriser ta productivité.
- Une meilleure concentration : le fait de travailler intensément sur une tâche donnée, sans interruption, est un vrai plus. Tu verras au fil des semaines ta concentration s’améliorer de manière évidente.
- Une plus grande intensité de travail : en te fixant des limites de 25 minutes, tu renforces ton intensité de travail et tu constates des améliorations dans ta capacité à faire plus en moins de temps.
- Une meilleure mesure du temps : avec cette technique tu as une unité de mesure très pratique. À la fin de la journée, tu peux te dire : « aujourd’hui j’ai fait 12 pomodoros » et comparer rapidement ton travail accompli au fil des jours. De même, tu apprends à évaluer tes tâches en pomodoros. Au bout de quelques semaines, je me surprenais à me dire : « tiens, ce boulot-là, je dois pouvoir le faire en deux pomodoros ».
- Une meilleure planification de la journée de travail : au-delà du fait qu'elle améliore ta productivité, cette technique structure ta journée de travail. Tu cales tes activités dans ton planning, comme si tu plaçais des briques ou des ensembles de briques. Au fil du temps, cela te donne une représentation mentale plus structurée de ta journée de travail. En particulier si tu travailles seul et que tu es autonome dans ton travail.
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Francesco Cirillo
"Réduisez le stress causé par la pression du temps en utilisant la Technique Pomodoro." - Francesco Cirillo
Conclusion
Tu sais maintenant comment mieux gérer ton temps grâce à la technique Pomodoro que tu peux appliquer très simplement en cinq étapes :
- Lister les tâches.
- Travailler 25 minutes.
- Faire 5 minutes de pause toutes les 25 minutes.
- Tous les 4 cycles de 25 minutes, faire une pause de 20 à 30 minutes.
- Bonus : mesure tes résultats et organise ta journée du lendemain en pomodoros !
Mon conseil est de ne surtout pas hésiter à essayer de pratiquer la technique Pomodoro au quotidien. Elle s’avère très efficace et s’adapte facilement à tout type de travail. Tu te rendras vite compte, comme moi, qu’elle est particulièrement stimulante et que ton efficacité au travail sera nettement améliorée.
Contrairement à d’autres méthodes, elle n’est pas frustrante et ne te laisse jamais le sentiment d’être dépassé par la somme de travail à faire.
Et toi, utilises-tu la méthode Pomodoro dans ton travail ? Combien arrives-tu à en faire en une journée ? Connait tu le "Super Pomodoro" ? 😉 Réponds-moi dans les commentaires ci-dessous.
Coach en Efficacité et fondateur de gabrielmanceau.com, j’aide les entrepreneurs ambitieux à atteindre leurs objectifs plus rapidement en leur apprenant à gérer leur temps, leur énergie et leur attention, pour une vie plus productive et moins stressante.