Malgré de nombreux efforts, tu ne sais pas toujours pas comment prioriser les tâches urgentes et importantes que tu dois faire dans la journée, la semaine, l'année ? Tu vas voir qu'avec la bonne méthode, tu vas réussir à faire les bons choix et avancer plus rapidement sur les tâches qui comptent vraiment pour toi.
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Est-ce que tu commences parfois ta journée en ayant le sentiment d'être déjà débordé par tout ce que tu as à faire ? Tu ne sais pas par quoi commencer ?
Dis-moi si tu te reconnais dans une de ces affirmations :
- Tout ce qu'il y a sur ta todo list est important (et tu te sens dépassé).
- Ta liste de tâches est toujours en train de grossir et tu n'en vois jamais le bout.
- Tu ne sais pas vraiment si ce que tu es en train de faire est (ou non) la meilleure utilisation que tu peux faire de ton temps (précieux).
En plus d'être terriblement frustrants et stressants, ces problèmes ont tendance à te mettre dans un mauvais état d'esprit pour toute la journée. Cela a également un énorme impact sur ton efficacité au travail ou dans ta vie personnelle.
Si c'est ton cas, pas de panique, il existe des solutions à la fois simples et extrêmement efficaces pour reprendre le contrôle et savoir comment prioriser les tâches vraiment importantes. C'est surement l'étape la plus importante avant de commencer quoi que ce soit.
1. La todo list qui ne t'aide pas du tout
Déjà, si tu fais une todo list, c'est que tu cherches à organiser tes journées, ce qui est une bonne chose.
Mais le problème vient souvent de la manière dont tu la fais qui rajoute simplement de la confusion dans ton organisation. Cela te donne également l'impression de déjà être "sous l'eau" alors que tu n'as même pas encore commencé.
Imaginons que tu as un travail prenant et une famille à t'occuper, mais que tu souhaites également développer d'autres projets à côté. Voilà à quoi pourrait ressembler ta todo list :
- Changer les images des profils sociaux de l'entreprise
- Récupérer mon colis au point relais avant la fin de la semaine
- Organiser le planning des équipes pour le mois
- Uploader mes dernières photos de vacances sur Facebook
- Répondre au client américain et lui proposer un devis
- Chercher des solutions pour améliorer ma productivité
- Regarder Roland Garros toute l'après-midi
- Acheter le cadeau d'anniversaire d'Emma avant mardi
Des tâches professionnelles et personnelles avec aucun ordre de priorité particulier. À ce stade, tu ne sais pas exactement par où commencer.
Commençons par le commencement : tu dois connaitre tes objectifs et éviter les erreurs que tout le monde fait avant de t'attaquer à tes tâches.
Disons que tes objectifs sont :
- Professionnel : Conclure trois contrats ce mois-ci
- Personnel : Organiser l'anniversaire d'Emma
Toutes les tâches qui ne sont pas en rapport direct avec ces deux objectifs doivent se placer en bas de ta liste. On identifie assez facilement que "Uploader mes photos de vacances" et "Regarder Roland Garros toute l'après-midi" ne sont pas prioritaire.
Rassure-toi, ce n'est que la première étape. Nous allons voir un peu plus bas comment définir l'ordre EXACT dans lequel tu vas devoir effectuer ces tâches.
Plan d'action
"Maintenant", "plus tard" ou "jamais" ?
2. Le problème de faire les tâches importantes "plus tard"
Savoir comment prioriser les tâches urgentes est une bonne chose, encore faut-il vraiment les faire dans le bon ordre !
Tes journées seront pleines de distractions et tu seras amené à faire des choses que tu n'avais pas du tout prévu dans ta liste de tâches.
D'où l'importance de commencer ta journée avec LA tâche la plus importante à faire, "d'avaler ton crapaud" comme le recommande Brian Tracy.
Cela permet de maximiser la valeur de ton temps et de profiter de ton meilleur niveau d'énergie et de concentration dès le début de ta journée pour faire ce qui compte le plus, avant de passer la suite.
Si tu commences par la tâche 3 ou 5 sur ta liste, tu n'auras surement plus l'énergie, la motivation, et la concentration suffisante pour ensuite terminer ta tâche la plus importante sur ta liste.
C'est à ce moment-là que tu commences à procrastiner, pour finalement repousser ta priorité numéro 1 au lendemain, ce qui est à la fois une perte de temps, mais également de confiance en soi.
En effet, le stress vient souvent de ce sentiment de ne pas avoir le temps, de ne pas avoir rempli les objectifs que tu t'étais fixés dans la journée, et le fait de devoir le terminer à la dernière minute pour tenir tes deadlines.
Commencer par le plus important est à la fois un basique de l'efficacité, mais également une des plus grandes difficultés que mes clients rencontrent lorsque l'on fait un point après une session de coaching.
Ma tâche la plus importante de cette journée : écrire cet article. Je ne ferais aucune autre tâche avant d'avoir terminé celle-là. Et même si je n'arrive pas à "terminer" ma liste de tâches, j'aurais fait la plus importante, ce qui me donnera un sentiment d'accomplissement.
Plan d'action
Le post-it, cette belle invention 🙂
3. Comment définir l'ordre exact des tâches et activités
Pour le faire, nous allons utiliser la "Matrice Q2" que l'on retrouve dans le livre "Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu'ils entreprennent".
On l'appelle également le "Quadrant de Covey", du nom de l'auteur du livre, ou la "Eisenhower box" du nom du président américain qui l'a popularisé.
La fameuse Quadrant de Covey.
Le Quadrant est divisé en quatre : Q1, Q2, Q3, Q4.
Quadrant 1 : la Nécessité
Ce sont les tâches qui sont importantes et urgentes qui doivent nécessairement être faites pour vivre ta vie personnelle et professionnelle. En revanche, elles ne te rapprochent pas nécessairement de tes objectifs. Elles ont des deadlines qui te permettent de vivre au quotidien.
Quadrant 2 : l'extraordinaire Productivité
Ces tâches sont importantes, mais pas urgentes. Tu choisis de travailler dessus, car elles te rapprochent de tes objectifs. Ce sont des tâches comme le fait de planifier, se relaxer (eh oui !), prendre du temps pour penser, exécuter des tâches en rapport direct avec tes objectifs, etc.
Quadrant 3 : la Distraction
Les tâches qui se trouvent ici ne sont pas importantes, mais paraissent urgentes. Certaines tâches qui doivent être ici se retrouvent trop souvent dans le Q1 alors qu'elles ne devraient pas. Par exemple, participer à une réunion à laquelle il te parait important d'assister, alors que ce n'est pas le cas. Elles ne te font pas avancer vers tes objectifs.
Quadrant 4 : les Déchets
Ces tâches ne sont ni importantes ni urgentes. Évite-les le plus possible. La difficulté est que certaines d'entre elles peuvent se retrouver dans le Q2, mais passent dans le Q4 si elles sont faites à l'excès. Exemple : se relaxer en regardant le TV (Q2), mais sans y passer trop de temps (Q4).
Dwight D. Eisenhower
"Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important." - Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis
Plan d'action
4. Ta nouvelle todo list
Maintenant que tu connais la Matrice, voilà comment l'utiliser :
Commencer la journée avec au moins une tâche qui se trouve dans le Q2, et continuer avec les tâches dans le Q1 (les réduire au strict nécessaire), et éviter au maximum tout ce qui se situe dans le Q3 et le Q4 (sans pour autant les rayer de la liste). Simple, non ?
Voilà ce que ça donne concrètement avec les tâches de la todo list que j'ai inventée plus haut :
Q1 (Nécessité)
- Répondre au client américain et lui proposer un devis
- Acheter le cadeau d'anniversaire d'Emma avant mardi
- Récupérer mon colis au point relais cette semaine
Q2 (Extraordinaire Productivité)
- Organiser le planning des équipes pour le mois
- Chercher des solutions pour améliorer ma productivité
Q3 (Distraction)
- Changer les images des profils sociaux de l'entreprise (tâche à déléguer ?)
Q4 (Déchets)
- Uploader mes dernières photos de vacances sur Facebook
- Regarder Roland Garros tout l'après-midi
On y voit déjà plus clair là, tu ne trouves pas ? 🙂
Cette matrice combinée au conseil de faire la tâche la plus importante en premier, avaler le crapaud, te donne tes trois tâches les plus importantes de la journée.
Voilà tes priorités du jour
- Organiser le planning des équipes pour le mois (Q1)
- Répondre au client américain et lui proposer un devis (Q2)
- Acheter le cadeau d'anniversaire d'Emma avant mardi (Q2)
BOOM ! C'est limpide maintenant ! Voilà les trois choses que tu dois faire en priorité aujourd'hui.
Si tu arrives à faire les trois choses les plus importantes dans ta journée, tu vas rentrer chez toi l'esprit tranquille. Tu vas pouvoir profiter de tes amis, de ta famille, et dormir sur tes deux oreilles avec le sentiment grisant d'avoir avancé vers tes objectifs.
Et cela te donnera encore plus d'envie et d’énergie positive pour attaquer la journée de demain et rentrer dans un cercle vertueux.
Évidemment, tu peux en faire plus, mais le reste sera simplement du bonus ! Je te conseille de prendre le temps chaque matin (la veille c'est encore mieux) de lister tes tâches et les ranger dans la matrice pour pouvoir sortir les trois plus importantes.
Plan d'action
Conclusion
Maintenant que tu sais comment prioriser les tâches et activités de ta todo list, voici le plan d'action à mettre en place :
- Recréer la matrice sur un bout de papier, imprime ou photocopie là en plusieurs exemplaires.
- Prends ta todo list et mets toutes les tâches dans les Quadrants.
- Une fois que c'est fait, prends une tâche dans Q2 (Extraordinaire Productivité) et place là au sommet de ta todo list.
- Place en dessous toutes les tâches qui sont dans ton Q1 (Nécessité).
- Mange ton crapaud en faisant la première tâche de ta liste et ne fait aucune autre tâche tant que tu n'as pas terminé celle-là.
Tu sais maintenant comment prioriser les tâches urgentes et importantes comme un pro ! Mais ce n'est que la moitié du chemin. Tu dois maintenant passer à l'action pour pouvoir exécuter ces tâches une par une.
Dis-moi, comment priorisais-tu tes tâches jusqu’à présent ? As-tu vu des différences significatives en utilisant la Matrice d'Eisenhower ? Réponds-moi dans les commentaires ci-dessous !