Comment organiser sa journée de travail pour être super productif

Une journée productive ne commence pas là où tu le penses. Savoir comment organiser sa journée de travail correctement avant même de t'asseoir à ton bureau est essentiel. Tout cela se prépare. Nous allons voir ensemble quoi faire et quand le faire, pour parfaitement planifier ta journée et être au top de ta productivité !

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1. Prépare-toi pour une journée productive

J'ai très vite compris que pour tirer le meilleur de ma journée, il fallait que je la planifie et l'organise la veille. Cela a eu un impact énorme sur ma productivité et ma vie en général. Je vais t'expliquer pourquoi faire c'est très loin d'être une perte de temps, et comment cela va même t'en faire gagner.

On va tout de suite répondre à la question que tu te poses : pourquoi on parle de la veille alors que je suis là pour savoir comment planifier et organiser ma journée de travail ?

Car tout commence par le sommeil. Plusieurs études du ministère de la Santé ont montré l'impact qu'a le sommeil sur la productivité et comment les insomnies peuvent nous faire perdre plus de 11 jours de productivité par an.

Tu as peut-être du mal à t'endormir, car tu n'arrêtes pas de penser à tout ce qu'il te reste à faire et comment le faire le lendemain. Voici quelques conseils pour t'aider à t'endormir rapidement, et dormir suffisamment.

Passe en revue la journée écoulée

Commence par noter sur un support de confiance (calepin, Evernote, etc.), tout ce que tu as en tête et qui t'occupe l'esprit. Le mot confiance est ici primordial. Si ton cerveau n'arrête pas de penser à ce que tu dois faire demain, c'est qu'il n'a pas confiance. Il pense que tu vas tout oublier. C'est ça qui t’empêche de t'endormir, voir te réveille la nuit pour les cas extrêmes.

En écrivant tout ce qui trotte dans ta tête sur un support de confiance, ton cerveau lâche prise, car il sait que tu vas pouvoir te référer à ce support pour ne pas oublier.

C'est d'autant plus vrai quand la tâche à accomplir est un gros projet. Note les différentes étapes nécessaires à la réalisation du projet pour enfin libérer ton esprit. Personnellement, cela m'a apporté une sérénité incroyable.

Ensuite, réfléchis et note tout ce que tu as fait dans la journée. C'est le meilleur moyen de ressentir un vrai sentiment d'accomplissement. Cela aura pour effet de te mettre dans un état d'esprit positif et te donnera la confiance nécessaire pour bien commencer la journée suivante. Tu peux le faire chaque jour, dans un journal par exemple.

Puis, déconnecte-toi ! Résiste à la tentation de regarder tes mails de dernière minute avant de partir. Souvent, les gens écrivent en fin de journée pour montrer qu'ils travaillent après les heures de bureau. 99% de ces mails peuvent être ignoré jusqu'au lendemain matin. Cela t’évitera d'y penser pendant la soirée.

Dis au revoir à tes collègues. Ne culpabilise pas s'ils sont encore au travail. Tu pars, car tu as été productif aujourd'hui et que tu as rempli tous tes objectifs. Tes collègues ont peut-être trop procrastiné et font des heures supplémentaires pour montrer que ce sont de gros bosseurs (lol).

Planifie ta journée de demain

Priorise les tâches les plus importantes à faire demain. Entre trois et cinq tâches vraiment essentielles à terminer demain, pas plus. 

Le fait de n'en choisir que 3 à 5 permet vraiment de passer en revue ce qu'on a à faire et se concentrer sur ce qui est vraiment important.

Note cela sur ta todolist, que ce soit sur ton téléphone ou sur papier. Une des meilleures manières d'appliquer cette technique et d'écrire les tâches en question sur un post-it avec lequel tu gardes un contact visuel sur ton lieu de travail.

Enfin, passe en revue ton calendrier du lendemain. De tes réunions programmées en passant par les rendez-vous clients, l'heure à laquelle tu dois aller chercher ton enfant à l'école, et ton entrainement à la salle de sport. Cela te donnera le cap de ta journée et t'évitera de courir partout en oubliant la moitié.

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Benjamin Franklin

"En omettant de vous préparer, vous vous préparez à l'échec." - Benjamin Franklin

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Prépare ce dont tu as besoin

Voici quelques conseils pratiques qui peuvent t'éviter les mésaventures lorsque tu commences ta journée de travail. 

Recharge ton ordinateur portable et ton smartphone la veille. Il n'y a rien de pire que d'être prêt à commencer la journée et de voir qu'il n'y a pas suffisamment ou plus de batterie pour travailler dans de bonnes conditions.

Un bon artisan prépare toujours ses outils. Donc, quel que soit le travail ou l'activité que tu as planifiée, prépare tout le matériel nécessaire la veille pour ne pas perdre de temps le lendemain.

Si tu fais du sport chaque matin, mais que tu as oublié ton short ou tes baskets dans la chambre ou ton bébé dort, cela peut vite déraper.

Prépare ton repas du midi la veille ou assure-toi que tu as assez d'argent pour en acheter un. Bref, tu as compris le principe.

Dis-toi que le temps que tu passes à te préparer la veille peut te faire gagner au moins le double de temps le lendemain ! Tu es organisé, confiant et concentré sur la journée qui arrive. Tu connais tes priorités et tu peux attaquer fort dès le matin en étant immédiatement productif.

Pratique la gratitude

Il est maintenant l'heure d'aller et coucher pour avoir suffisamment de sommeil et être en forme demain. Un (autre) excellent moyen de libérer ton esprit en allant te coucher est de pratiquer la gratitude. C'est très simple à faire et les bénéfices sont immédiats.

Pense simplement à ce pour quoi tu es reconnaissant dans ta vie, même les petites choses qui peuvent paraître banales, mais qui participent à ton bonheur. En entraînant ton esprit à voir le positif dans tous les aspects de ta vie. Tu éloignes les pensées négatives, ce qui a pour conséquence de réduire ton stress et t'aide à t'endormir plus rapidement.

Tu peux faire ça simplement dans ta tête au moment de te coucher, ou écrire sur un carnet. La gratitude n'ayant pas de limite, tu peux la pratiquer plusieurs fois dans la journée si tu en ressens l'envie ou le besoin.

Plan d'action

Voici les étapes que tu peux appliquer dès aujourd'hui pour préparer ta journée productive :

  • Passe en revue la journée qui vient de se terminer. Note toutes les taches et idées que tu as encore en tête sur ta todolist pour te libérer l'esprit et baisser ton stress. Note toutes les tâches réalisées pour te donner un sentiment d'accomplissement.
  • Détermine les 3 à 5 tâches les plus importantes que tu dois absolument accomplir demain et place-les visuellement à côté de l'endroit ou tu travailles. Passe également en revue ton calendrier pour ne rater aucun de tes rendez-vous.
  • Prépare la veille les ressources dont tu as besoin pour accomplir tes tâches du lendemain (dossiers, vêtements, matériel, etc.).
  • check
    Pratique la gratitude avant de t'endormir en pendant à tout ce pour quoi tu es reconnaissant aujourd’hui. Cela t'aidera à voir le positif dans toutes choses et réduira ton stress.
productif matin

Planifier te fera gagner un temps précieux.

2. Comment être productif le matin

Le matin est la période de la journée ou tu vas pouvoir accomplir le plus de choses. Si tu penses que tu n'es pas du matin, c'est peut-être parce que tu n'as pas encore trouvé les bonnes solutions pour le devenir. 

Moi non plus je n'étais pas du matin, mais à force d'apprendre et d'appliquer toutes les méthodes que je partage avec toi ici, j'arrive maintenant à me lever à 5h30 du matin et réaliser l'écrasante majorité de mes tâches de la journée avant 13h.

Il n'y a pas de recette miracle, simplement des essais, de l'entrainement, de la volonté. Mais aussi et surtout du sens ! Il faut que tu saches pourquoi tu te lèves si tôt le matin avec la faim d'accomplir le plus de choses possible. Si le sujet t'intéresse, je parle de l'importance d'avoir un "Pourquoi" fort dans cet article.

Pourquoi le matin ? La plupart des gens ont plus d'énergie et de concentration le matin. C'est le moment ou tu te sens frais et dispo pour travailler après une bonne nuit de sommeil. Bref, le moment parfait pour vaincre la procrastination et passer à l'action sur tes tâches les plus importantes (TPI) que tu as identifiées et planifiées la veille.

Construis ta routine matinale

Avoir une routine matinale, c'est se mettre dans des conditions parfaites pour bien commencer la journée. Il n'y a pas de routine parfaite, tout le monde à la sienne. L'important est que tu le fasses intentionnellement, jusqu'à ce que cela devienne automatique. Ta routine doit te mettre dans un bon état physique et mental

Personnellement, la première chose que je fais le matin est une séance de yoga suivi d'un peu de méditation. Cela réveille mon corps et mon esprit. Si tu préfères lire, prendre une douche, aller courir ou prendre un café sur la terrasse, très bien ! L'important, c'est de le faire chaque jour sans exception, sans te presser, et que cela te fasse du bien.

Tu es maintenant prêt à être efficace et productif !

Avale ton crapaud

Tu as terminé ta routine ? Parfait ! Commence dès maintenant à travailler sur tes tâches les plus importantes (TPI). 

En productivité, on appelle cela "avaler le crapaud". Ce principe popularisé par Brian Tracy vient à l'origine de Mark Twain. Le principe est d'accomplir la tâche la plus importante et la plus difficile de la journée (ton crapaud) aux premières heures de la journée. Cela te donne la satisfaction et la confiance nécessaire pour tout affronter le reste de la journée.

Les bénéfices de cette technique sont doubles. Premièrement, tu avances plus vite et plus efficacement sur cette tâche difficile, car tu t'y attaques le matin au moment où ton niveau d'énergie est au plus haut.

L'autre bénéfice est que cette tache que tu n'as surement pas envie de faire sera écartée de ton esprit, te donnera un boost énorme de confiance, et tu arrêteras de procrastiner dessus pour finalement ne pas réussir à la terminer et la remettre au lendemain.

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Mark Twain

"Mange une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne t'arrivera pour le reste de la journée." - Mark Twain

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Utilise la technique Pomodoro

Fragmenter le temps nécessaire à l'accomplissement de tes TPI est une excellente méthode pour y parvenir. Pour cela, tu peux utiliser la fameuse technique pomodoro.

Le principe est assez simple : utilise n'importe quel minuteur pour te programmer des plages de travail intense pendant 25 minutes. Prends ensuite 5 minutes de pause. Cela fait un pomodoro.

Tous les 4 cycles, fait une pause plus importante de 20 à 30 minutes. Tu peux bien sûr allonger les cycles si tu ne veux pas être interrompu toutes les 25 minutes.

Si tu es joueur, cela peut devenir un vrai challenge d'essayer de faire le plus de cycles possibles dans une journée. D'excellentes applications sur iOS et Android permettent d'ailleurs de garder une trace et mesurer tes performances en pomodoro.

Plan d'action

Voici les étapes concrètes à mettre en place pour une mâtinée productive :

  • Construis dès maintenant ta routine matinale en notant les choses importantes pour toi, celles que tu vas faire chaque matin avant de commencer ta journée de travail pour te sentir bien. Lève-toi un peu plus tôt pour pouvoir le faire, sans stress.
  • Avale ton crapaud en commençant à travailler directement sur ta tâche la plus importante de ta journée (la TPI que tu as définie la veille). Une fois que c'est fait, tu auras un sentiment d'accomplissement unique et une confiance inébranlable pour le reste de la journée.
  • Utilise la méthode pomodoro pour t'aider à accomplir ta TPI. Choisis quel chronomètre tu vas utiliser (celui de la cuisine ? Une application sur ton portable ?) et les cycles de travail que tu souhaites faire.

On reste focus, et on envoie du lourd !

3. Comment être productif l'après-midi

 Si tu n'es pas vraiment du matin, c'est peut-être ton moment privilégié pour avancer plus vite. Si au contraire tu viens d'avoir une matinée productive, tu sais à quel point il est difficile de garder cet élan pour continuer à avancer sur tes tâches l'après-midi.

S'il est très important de prendre une vraie pause le midi pour se ressourcer. On connait tous le coup de barre d'après mangé... La première chose est de ne pas trop manger le midi pour ne pas que le processus de digestion te fasse dormir sur place. Si tu en as la possibilité, fais une petite sieste de 20-30 minutes pour récupérer.

Teste le Super  Pomodoro !

Tu ne l'as pas vu venir celui-là ! Comme je l'évoquais plus haut dans cet article, la technique 25-5 minutes du pomodoro ne convient pas à tout le monde. Si tu es capable de te concentrer plus longtemps, tu vois peut-être l'alarme à la fin du cycle comme une interruption.

C'est là qu'intervient le super pomodoro, aussi appelé technique 52/17 qui, tu l'auras deviné, consiste à travailler 52 minutes et te reposer 17 minutes. Ces chiffres sortent d'une étude très sérieuse. On a constaté que les 10% des personnes les plus productives de l'étude arrivaient à se concentrer en moyenne 52 minutes.

Très important : tes pauses ne doivent pas te servir à regarder tes mails ou aller sur les réseaux sociaux. Fait quelque chose de vraiment ressourçant pour ton cerveau, avant de te remettre au travail.

Arrête le multitâche

Voilà, merci, au revoir !

Plus sérieusement, si tu es du genre à répondre au téléphone tout en consultant tes mails et parler à un collègue, je te félicite : tu as l'incroyable capacité de mal faire ces trois choses en même temps ! Le multitâche est un mythe de la performance, une légende urbaine. Pour bien faire les choses, il faut savoir se concentrer sur une chose à la fois.

Je ne parle pas ici de faire la vaisselle tout en écoutant de la musique, mais bien de travailler sérieusement sur une chose à la fois, ou d'accorder toute l'attention que ton interlocuteur mérite. C'est valable aussi bien dans le domaine personnel que professionnel.

Choisis une tâche ou une activité. Concentre-toi. Fait là. Passe à la suivante.

Apprends à dire "non"

Celui-là, c'est un véritable super pouvoir si tu sais l'utiliser. Cela parait simple, mais tout le monde est loin de l'utiliser. On a trop souvent tendance à dire oui à tout pour faire plaisir aux autres ou pour se faire bien voir, sans mesurer les conséquences que cela peut avoir.

Dire "non" à un projet ou à une demande permet en fait de dire "oui" à une autre, qui est peut-être plus en alignement avec ta vision et tes objectifs.

Dire "oui" est un engagement dont on ne mesure pas la portée. Après ça, difficile de revenir en arrière sous peine de passer pour quelqu'un qui ne tient pas parole et à qui l'on ne peut pas vraiment faire confiance.

Il faut toujours dire "non, parce que...", pour expliquer à ton interlocuteur les raisons de ce refus. Le but n'est pas qu'il se braque, mais qu'il comprenne pourquoi sa demande ne rentre pas en phase avec tes priorités du moment.

Classe tes tâches par temps et par énergie

Ce principe est valable aussi bien le matin que l'après-midi, et ne pas l'appliquer peut avoir de lourdes conséquences sur ta journée. Tu dois être capable d'estimer au mieux le temps que peut te prendre une tâche et l'énergie nécessaire pour la réaliser.

Comme nous l'avons vu plus haut, définir tes TPI et "avaler ton crapaud" dès le matin respecte cette règle. En commençant ta journée avec ta tâche la plus importante, tu sais que tu auras l'énergie nécessaire pour l'accomplir. En revanche, si tu as mal estimé le temps nécessaire pour la réaliser, tu ne pourras peut-être pas la terminer dans la journée.

Pour t'éviter toute frustration, estime au mieux le temps nécessaire et n'hésite pas à découper un grand projet en petites tâches actionnables, quitte à travailler dessus quelques heures par jour seulement. Comme dit l’expression, un éléphant, ça se mange une bouchée à la fois.

Pour t'aider à mesurer le temps nécessaire pour les tâches communes, tu peux imprimer l'excellent agenda des tâches émergentes de David Seah qui t'aidera à les mesurer par tranche de 15 minutes.

Plan d'action

  • Termine tes tâches du matin si ce n'est pas fait, ou fixe-toi de nouvelles tâches. Tu peux utiliser les techniques pomodoro (25/5) ou super pomodoro (52/17) en fonction de ton niveau d'énergie et de concentration.
  • Quoi qu'il arrive, concentre-toi sur une seule tâche à la fois. Lorsqu'une opportunité s'offre à toi, réfléchie bien à ce que cela implique sur ton agenda avant de dire "oui" ou "non".
  • Mesure le temps nécessaire à l'élaboration des tâches que tu fais le plus souvent. Tu peux utiliser un simple chronomètre et prendre des notes, ou utiliser l'outil que je t'ai donné plus haut.
  • check
    Une fois que tu sais combien de temps te prend chaque tâche, planifie-les pour avoir un meilleur contrôle sur ton agenda. Pense également au niveau d'énergie nécessaire pour les réaliser. Une tâche peut te prendre moins de temps le matin que l'après-midi par exemple.
fin journee productive

C'est le moment de faire le bilan de la journée.

4. La fin d'une journée productive

La journée est déjà terminée, ça passe vite ! C'est le meilleur moment pour faire un point sur ce que tu as accompli, tes victoires et tes échecs du jour. Ta journée n'a peut-être pas été parfaite, mais tu es passé à l'action pour te rapprocher de tes objectifs, et c'est là le principal !

La boucle étant bouclée, nous allons forcément finir par retomber sur les conseils que je t'ai donnés dans la partie un. Cependant, il en reste encore quelques-uns que je vais te partager plus bas.

Célèbre tes victoires et réfléchis à tes échecs

Célébrer tes victoires est le meilleur moyen de te donner la motivation nécessaire pour accomplir toujours plus de choses le lendemain. Cette sensation est grisante ! Prends du temps pour toi ou passe-le avec ceux que tu aimes. Dans la mesure où la journée a été complète et que tu sais déjà ce que tu vas faire demain (souviens-toi, tu as tout planifié la veille), ton esprit est totalement libéré.

Certaines choses ne se sont pas passées comme prévu ? Ce n'est pas un drame ! L'important est d'en tirer des leçons. Demande-toi pourquoi tu n'as pas réussi à accomplir certaines tâches. As-tu sous-estimé le temps et l'énergie nécessaire pour les faire ? As-tu trop procrastiné ? Par quoi as-tu été distrait ?

L'important est de bien comprendre ce qui s'est passé pour ensuite changer de tactique et ne pas refaire les mêmes erreurs.

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Thomas Edison

"Je n’ai pas échoué. J’ai simplement trouvé 10.000 solutions qui ne fonctionnent pas." - Thomas Edison

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On recommence !

Reporte toutes les tâches que tu n'as pas faites sur ta todolist du lendemain. Généralement, ta tâche la plus importante de la journée ne s'y trouve pas. Si c'est le cas, c'est que cette dernière était peut-être trop ambitieuse.

Peu importe, chaque nouvelle journée est une occasion de t'améliorer, de faire des ajustements et d'implémenter de nouvelles stratégies. Bien sûr, pense à passer en revue ton agenda et prépare tout ce dont tu as besoin pour exécuter ton plan du lendemain.

Plan d'action

  • Passe en revue tout ce que tu as fait dans ta journée. Célèbre tes victoires, tu peux être fière de toi ! Cela te donnera la confiance nécessaire pour la journée du lendemain.
  • Tout ne s'est pas passé comme prévu ? Pourquoi ? Pose-toi les bonnes questions, trouve les bonnes réponses et fais des ajustements pour t'améliorer petit à petit et ne pas refaire les mêmes erreurs.
  • Tu es prêt pour attaquer une nouvelle journée ! Reporte les TPI que tu n'as pas faites, regarde ton agenda et planifie la journée à venir.

Conclusion

Bravo, tu sais maintenant comment organiser sa journée de travail pour être vraiment productif ! Cela fait beaucoup d'informations, mais tu n'es pas obligé de tout implémenter d'un seul coup. 

Je te conseille de lire ce dossier comme un guide, de prendre ce qui t'intéresse et surtout de passer à l'action pour appliquer ces conseils dès maintenant (voir les différents plans d'action). Le plus important dans tout ça, ce ne sont pas les techniques, qui sont très utiles quand même, mais le fait de vivre ta journée de manière intentionnelle.

Chaque jour est un nouveau départ, une occasion de tester de nouvelles choses et de s'améliorer ! À force de répétition, certaines actions qui te paraissent compliquées deviendront des habitudes bien ancrées. 

Contrôler ta journée en utilisant au mieux les 24 heures que nous avons tous est la clé pour avancer vers tes objectifs.

Avoir une vision, avoir un plan et passer à l'action massivement pour l’exécuter est la clé pour accomplir plus que tu n'aurais jamais imaginé.

Comment organises-tu ta journée de travail pour être productif ? Quelles techniques comptes-tu implémenter pour passer au niveau supérieur ? Réponds-moi dans les commentaires juste en dessous.

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