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13 Astuces Simples pour S’organiser Efficacement au Travail

Pour beaucoup de personnes, savoir comment s’organiser efficacement au travail peut être un vrai défi au quotidien. Les papiers s’empilent, les post-it envahissent le bureau et les emails arrivent plus vites que ce que tu peux humainement traiter.

C’est particulièrement vrai lorsque tu dois te concentrer sur ta tâche la plus importante, celle qui te fait vraiment avancer vers tes objectifs.

Lorsque toute ton attention est tournée vers l’accomplissement de cette tâche, tu peux vite laisser le désordre prendre le dessus.

L’organisation est vraiment un élément clé de la productivité. Lorsque le désordre s’accumule, notre attention diminue et nos performances peuvent en souffrir.

Lorsque ton cerveau, ton temps, ton espace de travail et tes projets sont bien organisés, cela devient tout de suite plus facile de mettre de l’ordre dans tes actions et tes pensées.

J’ai regroupé pour toi les moyens les plus efficaces pour bien t’organiser, dans tous les sens du terme, pour que la productivité devienne pour toi une seconde nature.

Organise ton cerveau

Dormir suffisamment

La privation de sommeil a un énorme impact sur notre matière grise. Tu as déjà vécu une nuit agitée, tu sais de quoi je parle.

Notre capacité à se concentrer diminue beaucoup plus rapidement lorsqu’on a passé une mauvaise nuit.

La très grande majorité des personnes à besoin de 8 heures de sommeil par nuit pour être au meilleur de leurs capacités.

7 heures par nuit, c’est vraiment le strict minimum. Si c’est ton temps de sommeil actuel, je te conseille de prendre le temps de faire une courte sieste de 20-30 minutes en début d’après-midi pour te redonner le coup de boost dont tu as besoin pour le reste de ta journée de travail.

Être monotâche

Passer d’une tâche à l’autre ne fait que ralentir ton cerveau et obscurcir ton jugement. Essayer de faire deux choses (ou plus) en même temps peut même libérer l’hormone du stress (la cortisol) dans le cerveau, ce qui peut affecter ta capacité à te concentrer et à prendre des décisions.

Prendre des pauses

David Levitin, neuroscientifique et auteur de l’excellent livre The Organized Mind, suggère aux gens de prendre des pauses au travail pour permettre au cerveau de rêver. C’est durant ces périodes que notre cerveau est le plus créatif, ce qui aide à augmenter notre productivité.

Organise ton temps

Commence par les objectifs

Lorsque tu organises ton temps, la première chose à faire est d’identifier tes objectifs.

Les objectifs nous aident à concentrer notre énergie et servent de point de départ pour déterminer ce que nous devons faire.

Définis ta priorité

Une fois tes objectifs définis, ta priorité deviendra plus claire. Ta priorité est la tâche la plus importante que tu dois accomplir pour atteindre ton objectif du moment et faire avancer les choses.

Tu as remarqué que je n’ai volontairement pas utilisé le mot « priorités » au pluriel. Car lorsqu’on travaille sur une seule chose en étant hyper concentré, on ne peut avoir qu’une priorité à la fois.

Bloque-toi du temps chaque jour

C’est un concept qui est longuement développé dans le livre The ONE Thing. Tout simplement parce que ça fonctionne.

Le principe est simple (et puissant) : tu bloques du temps sur ton agenda pour chacune des tâches que tu dois accomplir dans ta journée.

L’avantage majeur : cela permet de te créer des deadlines qui t’aident à avancer efficacement, sans te laisser distraire et sans te perdre dans le perfectionnisme.

Ton temps est ainsi « automatiquement » organisé. Tu sais sur quoi tu dois travailler, dans quel ordre et combien de temps cela va te prendre pour le faire.

Au début, nous sommes généralement assez mauvais pour estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche.

Pour avoir une marge de manœuvre et ne pas te sentir débordé, je te conseille de toujours rajouter 20% de temps en plus à ta première estimation.

Organise ton espace de travail

Tout avoir à portée de main

Fais un inventaire minutieux de tout ce que tu utilises régulièrement pour accomplir tes tâches au travail.

Comment ? En ayant tout ce qu’il te faut sous la main, que ce soit sur ton bureau ou ton ordinateur, cela maximisera ton efficacité et rendra plus simple ton organisation.

Débarrasse-toi de tout ce qui n’est pas essentiel

Le désordre est une distraction. Je ne dis pas que ton bureau doit être une zone neutre, froide et sans aucune personnalité, mais supprimer des éléments non essentiels rendra ton espace de travail plus fonctionnel et productif.

Si tu n’as pas utilisé quelque chose au cours des trois derniers mois, tu peux t’en débarrasser ou le ranger quelque part hors de ton bureau et hors de ta vue.

Range efficacement la paperasse

Les piles de papiers sont l’un des plus gros problèmes quand on parle d’organisation.

Au lieu de laisser la paperasse s’empiler, créer un système de classement basé sur la méthode de la « touche unique ».

Le principe : touche le papier, dossier ou objet sur ton bureau et prend une de ces décisions : le jeter ou l’archiver (le ranger).

Créé des fichiers différents pour chaque projet ou chaque client, et lorsqu’un document arrive sur ton bureau, agi en conséquence.

Une fois le projet terminé, retourne dans le dossier et débarrasse-toi de tout ce qui n’est pas essentiel.

Organise ton espace de travail virtuel

Ta boite mail est son propre espace de travail.

Organise-la comme tu le ferais avec tes documents en utilisant le même système de la touche unique que l’on a vu au paragraphe précédent.

Applique également ce système de classement à tes fichiers numériques.

Une autre stratégie à envisager est de mettre en place un bloc horaire pour vérifier tes courriels seulement une ou deux fois par jour afin que cela ne devienne pas une distraction qui engloutit littéralement ton temps.

Organiser tes projets

Jette ta todo liste par la fenêtre

Les todo liste donnent l’impression aux gens qu’ils sont organisés et productifs.

Même si le fait d’avoir les choses à faire sur papier peut aider à l’organisation, les listes de tâches nous embrouillent souvent l’esprit avec beaucoup de choses non essentielles à faire, ce qui ne nous aide pas du tout à définir des priorités.

Je te conseille plutôt d’utiliser un outil comme la matrice d’Eisenhower dont je parle dans cet article sur comment prioriser les tâches importantes en 3 minutes chrono. Cette matrice te permettra d’avoir une grande clarté pour faire la différence entre tes tâches importantes, tes tâches urgentes, et lesquelles privilégier.

Mets en avant tes projets en cours

On a vite tendance à passer d’un projet à l’autre en pensant que l’on peut tout gérer en même temps. Grosse erreur.

Tu n’avanceras jamais aussi vite qu’en te concentrant sur un seul projet, celui que tu as déjà commencé.

Arrange-toi pour garder ton focus dessus et en faire ta priorité numéro 1 avant de passer à autre chose.

Détermine des jalons

Lorsqu’on te confie un projet, l’une des premières choses que tu devrais faire est de travailler avec un compte à rebours jusqu’au point final que tu auras déterminé. Ton fameux jalon.

Exactement comme les blocs de temps que l’on a vu précédemment, cela t’aidera à clarifier ta vision et à avoir un sens des priorités à court et à long terme.

Conclusion

Tu sais maintenant comment s’organiser efficacement au travail et comment reprendre le contrôle sur tes journées.

Toutes les astuces que je t’ai partagées sont simples à comprendre et à appliquer. Comme j’aime le dire, le succès ne tient qu’à la répétition de bonnes habitudes chaque jour.

Si ça peut te prendre un peu de temps à intégrer, cela deviendra rapidement une seconde nature et te servira toute la vie.

Semer une fois et récolter plusieurs fois. C’est une philosophie que j’aime appliquer et qui donne beaucoup plus de sens à tout ce que l’on fait.

N’oublie jamais que ton temps et précieux et que bien l’utiliser te rendra beaucoup plus épanouie dans ton travail et dans ta vie.

Et toi, quelles astuces utilises-tu pour t’organiser efficacement au travail ?

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